MEDIALL Internet Solutions vesendet entsprechend den gesetzlichen Regelungen ausschliesslich Rechnungen mit qualifizierter digitaler Signatur.
Als sichtbares Zeichen dafür sehen Sie auf jeder Rechnung neben dem Strichcode die Unterschrift auf der Seite. Je nachdem, ob Sie die Unterschrift bereits validiert haben oder noch nicht, ist eine unterschiedliche Anzeige sichtbar - siehe Grafik rechts.
Diese Information repräsentiert jedoch nur die Unterschrift, die tatsächlichen digitalen Unterschriftsinformationen werden auf der Registerkarte "Unterschriften" angezeigt (siehe Schritt-für-Schritt-Anleitung, Frage 2).
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Voraussetzung zur Prüfung der Signatur ist der Adobe Reader (früher: Acrobat Reader) in der Version 6.0 oder höher.
Diesen können Sie kostenfrei auf der
Homepage von Adobe downloaden:
http://www.adobe.de/products/acrobat/readstep2.html
Folgen Sie auf der Adobe-Website bitte den Anweisungen zum Download und Installation des Adobe Reader und starten Sie anschließend Ihren Computer neu.
1. Schritt:
Um die Signatur angezeigt zu bekommen, klicken Sie bitte in dem geöffneten PDF-Dokument oben links auf die Registerkarte [Unterschriften]
2. Schritt:
Nachdem Sie auf die Registerkarte [Unterschriften] geklickt haben, wird ein weiters Fenster geöffnet.
In diesem werden Ihnen die Informationen zu
den Empfängerunterschriften (Signaturen) angezeigt.
Die Adobe Reader der Versionen bis 7.02 zeigen folgenden Vermerk: Gültigkeit der Unterschrift ist unbekannt.
Ursache: Die Identität des Unterzeichners
Rechnungsstellers befindet sich noch nicht in Ihrer Liste der vertrauenswürdigen Identitäten.
Aus diesem Grund ist es notwendig, das Zertifikat (ausgestellt von
dem akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter / A-Cert) einmalig als vertrauenswürdig einzustufen.
1. Schritt:
Um die Signatur zu prüfen, positionieren Sie bitte die Maus über den Text "Unterschrieben von ..." links oben im Fenster.
Öffnen Sie anschließend das
Kontextmenü, indem Sie auf die RECHTE Maustaste klicken, und wählen Sie hier den Punkt [Unterschrift prüfen] aus.
2. Schritt:
Nachdem sich das Dialogfenster [Unterschriftvalidierungsstatus] geöffnet hat, klicken Sie auf die Schaltfläche [Unterschriftseigenschaften] .
3. Schritt:
Es wird nun ein weiteres Dialogfenster geöffnet.
Durch einen Klick auf den Button [Zertifikat anzeigen] öffnen Sie das Dialogfenster mit den Zertifikatdetails.
4. Schritt:
Im jetzt angezeigten Fenster "Zertifikatsattribute" sehen Sie die Gültigkeit des Zertifikats.
Damit Sie alle bisherigen Schritte nicht bei jeder Rechnung wiederholen müssen, empfehlen wir Ihnen, das Zertifikat als vertrauenswürdig einzustufen.
Details für diesen Vorgang entnehmen Sie bitte der nächsten Frage.
1. Schritt:
Um das Zertifikat des Absenders als vertrauenswürdig einzustufen, klicken Sie auf den Button [Identität bestätigen].
2. Schritt:
Die jetzt erscheinende Adobe-Sicherheitsabfrage bestätigen Sie bitte mit dem [OK] -Button.
3. Schritt:
Um im Anschluss die Kontakteinstellungen zu importieren, klicken Sie auf den [Importieren] -Button.
Bestätigen Sie die Abfrage und schließen Sie dann das Dialogfenster "Unterschriftseigenschaften".
Schließen Sie danach die elektronische Rechnung
sowie den Adobe Reader.
1. Schritt:
Nachdem Sie die Rechnungsdatei erneut geöffnet haben, wird Ihnen angezeigt, dass die Unterschrift gültig ist. Sie erkennen dies an der Kennzeichnung
durch einen grünen Haken.
2. Schritt: Wird die Unterschrift erneut geprüft, erfolgt die Bestätigung, dass die Unterschrift und Identität des Unterzeichners gültig ist.
Um die Integrität der Rechnung zu prüfen, prüfen Sie die Unterschrift wie in Frage 3 beschrieben.
Bei einer fehlerfreien Prüfung erhalten Sie folgenden Text: "Das Dokument wurde nach dem Unterschreiben nicht mehr geändert."
Gemäß Verordnung des Bundesministers für Finanzen vom Dezember 2003 (BGBl. II Nr. 583/2003) sind elektronische Rechnungen nur dann umsatzsteuerabzugsfähig, wenn sie digital signiert sind und mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur ausgestattet sind. Der Erlass des Finanzministeriums (BMF-010219/0183-IV/9/2005) bestätigt die Verwendung fortgestrittener Signaturen für elektronische Rechnungslegung, dies bedeutet gleichzeitig das Aus für Fax-Rechnungen.
Weiterführende Links:
Die Verordnung im Wortlaut
Rechtsfragen zur elektronischen Rechnungslegung
Elektronische Rechnung und Vorsteuerabzug - Info der Wirtschaftskammer
Elektronische Rechnung: Worauf im Besonderen zu achten ist